( 2005年4月30日 局长办公会议讨论通过)

    为了规范办理群众来信工作，恰当处理群众来信，根据《信访条例》、《国家信访局办理群众来信工作规则》（试行）、《贵州省信访局职能配置、内设机构和人员编制规定》及领导同志有关要求，结合办理群众来信工作实际，制定本规则。

    一、工作职责和受信范围

    负责党中央、国务院领导和党中央、国务院各部门及国家信访局转办重要来信的立案、督办和处理。

    负责处理人民群众给省委、省人民政府及省委办公厅、省人民政府办公厅的来信，及时、准确地向省委、省政府领导报告来信中提出的重要建议、意见、信息和反映的重要问题。

    向市（州、地）、县（市、区、特区）和省直有关部门交办信访事项，检查督促重要来信事项的处理和落实。

领导同志本人或领导同志处对群众写给领导同志来信的办理另有要求的，按要求办理。

    群众写给本局负责同志的来信，经本人拆阅后交给办信工作人员办理的，按办理群众来信的程序和原则办理。

    本规则所称“来信”，包括信件、电报、电子邮件、传真、贺卡、汇款单、包裹单等。

    二、办信工作原则和重点

    办理群众来信工作应坚持“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”；突出重点，兼顾一般，注重时效的原则。

    群众来信中情况紧急、时限性强的来信，应按“急事急办”原则，采取电话、传真等方式及时通报有关地方或部门办理；需要转送原信的，复印留存后，再将来信函转承办部门或单位。

    办信工作的重点是：交办、转送来信提出的事项，督促检查重要来信事项的处理，为群众解决实际困难和问题；及时通报可能引发群体性事件的来信情况，促使可能引发群体性事件的倾向性、苗头性问题解决在基层和萌芽状态，预防和化解矛盾；向领导同志提供群众来信反映的、有重要参考价值的信息，为领导同志科学民主决策服务。

    三、办信工作程序

    (一)来信签收、消毒和分发

    对来信应消毒后分检处理。对来信、特快专递和电报，相关工作人员必须及时签收加盖收件日戳，有紧急事项的应及时妥善处理。

    群众寄来的汇款、包裹，办信工作人员要按规定处理。

    办理群众来信工作的分工以来信人地址划分。   

    (二)来信启封、装订及盖章

    办信工作人员要严格按照受信范围处理群众来信，确保不误拆。启封时应注意保持邮票、邮戳、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记，戳记印迹要端正、清晰。

    (三)原信登记

    办信工作人员要严格按照办信工作要求和程序，及时登记原信基本情况，确保基本数据准确、完整。来信内容摘要应简明扼要，并区别不同情况有详有略，详略得当。

    对拟上报领导同志或交办的，反映重要情况、提出重要建议意见的来信，内容摘要应相对详细，包括建议意见的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及其理由等。  

    不需要办理的重复信，《信访条例》规定不予受理、不再受理的和内容不清的信，可作简略登记、备注，专门存放，定期销毁。   

    (四)基本办理方式

    办信工作人员登记原信后，要按照《信访条例》第二十一条规定，区分情况，采取不同方式及时办理。信访局要在15日内进行处理。办理群众来信的基本方式有：转送、交办、上报、通报、存。

1．转送。转送是指将群众来信提出的信访事项转送有关地方、部门或其负责同志办理。办理方式主要有发函转送、附转送单转送。

发函转送是指将应该由地方或部门办理的信访事项，以发函的方式转送市（州、地）党政部门或信访工作机构、省直有关部门或地方、部门负责同志办理。其中，发函集中转送市(州、地)信访工作机构办理的，统一附上印制有“贵州省信访局来信办理专用章”的转送函予以转送，并注明件数和相应要求（见附件1）；转送省有关部门或企业、事业单位办理的信访事项，也同用此形式。

要定期以函（表）的形式向相关信访工作机构通报转送来信情况（见附件2）。通报内容主要包括转送来信次数、件数等。同时，要求相关信访工作机构定期向我局报告转送信件办理情况。报告内容包括转送的群众来信是否及时办理，报市(州、地)领导件数、交办件数、转送部门和市县件数等，以及其他认为有必要说明的情况。相关信访工作机构报来办理情况后，办信中心要及时用《转送信件办理情况统计表》统计汇总，以备抽查和报告、通报情况（见附件3 ）。

    2．交办。交办是指将群众来信提出的信访事项交有关地方、部门或其负责同志办理，并要求承办部门在《信访条例》规定的期限内反馈办理结果。办理方式主要是发函交办。这类来信主要是提出个人诉求，且事实清楚，按政策规定应该解决的。

    对来信反映的一些突发、紧急情况，需要及时交有关地方或部门办理的，也可采取电话、电传的方式交办。

    3．上报。上报是指报送领导同志。办理方式主要有原件上送、摘要上报、综合上报三种。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应把核实的情况和有关意见、建议一并报领导同志参阅。

    (1)原件上送。原件上送是指将群众来信原信及附件等直接呈报领导同志。

    (2)摘要上报。摘要上报是指将群众来信内容摘要后，以《来信专报》形式并附原信一并呈报领导同志。来信摘要可以是单件群众来信的摘要，也可以是多件内容相似的群众来信的综合摘要。   

    (3)综合上报。综合上报是指将群众来信情况综合分析后，将综合分析材料以信访局其他刊物的形式呈报领导同志。

    4．通报来信情况。通报来信情况是指向有关领导同志报告、向地方党委和政府主要负责同志通报来信的有关情况。通报材料一般加送相关地方党委组织部门和信访工作机构，有的还可抄送省有关部门。

    5．内部存信与转信。对已经复核不再受理的来信，不需要办理的重复来信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，一般另存，定期销毁，并做相关记录。

    对查实已到省信访局上访并登记受理过的信访人来信，移交接访处并入来访档案统一办理。

   (五)督查督办

    1．督查督办工作基本要求。督查督办工作要严格执行《信访条例》和《贵州省信访局督查督办工作规则(试行)》的规定，遵照突出重点、注重时效、确保质量、狠抓落实的指导思想，坚持谁交办、谁督办原则，做到督办事项件件有着落，事事有结果。

    2．办信中心负责督查督办本中心向各地各部门交办的信访事项。按照《信访条例》规定，信访事项一般应当在60日内办结；情况复杂的，承办部门或单位负责人批准，据实提出延期理由，由本局经办人员认真审核，报经局有关领导同意后，给予答复，延长期限不得超过30日。对逾期不能办结的，要求承办部门或单位及时说明理由。承办部门或单位有《信访条例》第三十六条规定情形之一的，应当及时督办，并提出改进建议。

    3．督查督办方式。根据督办信访事项的不同情况和工作需要，可以采取电话督办、发函督办、请承办单位来人汇报、派员到有关地方或部门实地督促检查等方式进行督查督办。

    根据《贵州省信访局督查督办工作规则(试行)》有关规定，除属督查处直接办理的信访件之外，办信中心需要移交督查处督办的信访事项，要及时提出，经局领导批准后移交督查处。

    4．交办信访事项反馈办理结果材料的审核和办理。办信工作人员要认真做好反馈材料的登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的，提出改进建议退回重报；交办事项尚未处理完毕，违背法律法规和政策规定，且处理明显不妥的，不予办结。并提出建议经领导同意后交承办部门或单位继续办理。

    (六)群众来信回复

    1．回复范围

    (1)法定途径的信访事项。《信访条例》规定的属于各级人民代表大会以及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项，依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项。对依照法定职责属于省有关工作部门处理的，附原信转请省有关部门告知、回复；属市（州、地）以下工作部门处理的，附原信转送市（州、地）信访机构，责成属地相关部门和有权处理的行政机关按《信访条例》21条第一款告知、回复；属省信访局直接回复的，由省信访局直接告知、回复（见附件4、5、6、7）；“省长信箱”在网上直接告知、回复。

    (2)反映建议等其他内容来信的回复。反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议，我局已报送领导同志参阅、阅批的群众来信，具备回复条件的，应予直接回复；来信人情绪比较激烈，对一些情况有误解，扬言采取极端行为的来信，除及时通知属地地方党政机关做好工作外，有的可以直接回复，做好来信人的疏导教育工作；来信附有证件、手稿、现金等，在钱物退回的同时，一般应予直接回复；来信要求查询以前所写信件办理情况的，原则上应予直接回复。

    2．回复方式。给来信群众回复，可视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复等方式。

    (七)文稿办理

    办信文稿种类有《来信专报》、综合摘报、函等。

    办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短；遣词用字规范；人名、地名、数字、引文准确；使用国家法定计量单位；简称要规范；结构层次序数用法符合规定。

    1．《来信专报》编写要求。忠于来信原意；抓住来信要点，文字简练，力求用最少的文字说清楚问题；篇幅较长的一般应有导语，导语一般应交待清楚来信人姓名、地址或单位、身份以及受信人的姓名等，提示来信内容。

    2．综合摘报的编写。信访综合摘报材料的编写要求：选题要准，及时反映领导同志关注、群众关心的热点、难点问题；选材要精，要选用内容真实可靠，带有典型性、倾向性、苗头性的材料；对问题要有研究分析，力争做到有事实、有分析、有建议。另外，标题要简短，文题要相符；叙述层次要分明，多项内容的综合材料应加标题；行文简练，概括得当，符合来信原意。

    3．函的编写

    (1)交办函的编写要求：一是标题规范，便于查询；二是主送机关名称或主送人姓名要准确；三是正文要交待清楚来信人的姓名、地址或单位，反映的主要问题、建议及诉求等，概括得当，文字简练；四是结尾要说明发函目的，要求承办部门或单位将处理意见与来信人见面，反馈办理结果及来信人对处理的意见。

    (2)转送函的编写要求：除不要求承办部门或单位反馈办理结果及来信人对处理的意见外，其他要求同交办函；另有特别要求的要予以备注。

    (3)督办函的编写要求：首先要交待清楚督办的信访事项，包括原交办函的函号、日期、主要内容等，其次要写明督办原因，提出改进建议。

    (4)回复函的编写要求：要严格按照国家的法律、法规、规章和党中央、国务院的有关政策规定回答和说明问题；要有针对性和说服力，注意效果；要注意保密，不得将不该来信人知道的情况告诉来信人；对姓名、地址不准、不详，内容不清、紊乱，可不予回复。

    (八)审阅审批权限

    1．设定审阅审批职责权限的基本原则。

    (1)行政领导负责制和分级负责的原则。

    (2)减少层次、提高效率的原则。

    (3)急事急办、特事特办原则。个别情况紧急，或内容涉密、不宜扩大接触范围的来信，办信工作人员可以视情直接送中心副主任、主任或分管副局长以至局长审批办理。

    2．审阅职责和审批权限

    局长，审批内容重要、需要局长审批的信件；签发呈报省委、省政府领导的文稿。

    分管副局长，审阅内容重要、需要副局长审阅的信函；审批摘要上报领导同志的信件；签发分管职责内上报领导同志的文稿。

    主任，审阅或审批报送局领导审阅的信函、文书、文稿；审阅局级立结案及上报件；审阅反映县团以上干部的来信。

    副主任，审批转送市(州、地)和省直部门的转字号信函；审批反馈件、自立案审结；审阅部分文稿。

    除上述原则性规定外，凡经办人认为有必要送上一级负责人审批或签发的信件、文稿，可视情况特送局领导，审批、签发。

    四、档案管理

    严格按照《贵州省信访局机关档案管理试行办法》的规定要求，及时做好日常档案、卷宗的收集、整理、装订、归档，定期移交局综合处保存。

    列入长期保存的办信档案范围是：局交办案卷宗；编写《情况专报》过程中形成的各种文字材料；其他比较重要需要归档存查的原信及信件办理资料。

    五、工作纪律和保密要求

    (一)工作纪律   

    办信工作人员要严格遵守贵州省信访局各项工作纪律，在《信访条例》规定时限内及时办理来信，不得擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍、字画等。办信工作人员与信访事项或来信人有直接利害关系的，应当回避。 

    (二)保密要求

严格遵守《宪法》和《保守国家秘密法》的规定，不得向无关人员扩散来信内容，不准擅自将信件带出机关；领导同志有关信访工作和信访材料的批示，以及来信统计数据等，未经批准，不得向无关人员泄露或传播。