鉴于信访人反映的问题涉及山东、河南两省，国家投诉受理办公室工作人员当日即将该信访事项分别转送至山东省信访局、河南省信访局，并先后4次与两省工作人员沟通，跟踪受理办理情况。

　　两省接到信访事项后，立即分别电话联系信访人，并与相关部门沟通情况，了解档案邮寄渠道、路线，查找历史记录，协调山东省和济宁市人社部门从当年接收的毕业生档案中逐件查找。经过各部门多方协作，在网上信访仅4天后，5月25日，信访人失踪了4年的档案即被找回。信访人在接受电话回访和进行满意度评价时，均表示非常满意。

　　“推广‘最多访一次’，并不是说‘只让群众访一次’，而是信访部门落实以人民为中心发展理念，向内用力、压实责任，通过加强群众初次信访事项办理，提高信访事项一次性化解率。”国家信访局新闻发言人、研究室主任牟海松表示，“最多访一次”改革对登记、办理、回访、督查、考核、问责等环节提出了明确的工作要求，强调加强与群众的沟通，进一步提高信访事项受理办理质量和效率，及时就地解决群众合理诉求。

　　“加快探索和推广‘最多访一次’，是今年信访系统的一项重点工作。”牟海松表示，要及时回应好、解决好群众信访诉求，让群众通过具体信访事项的处理，感受到党和政府的温暖，增强信访群众的获得感。